تبلیغات
حسابرسی سیستمهای اطلاعاتی

تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها

اهداف درس

1.      آشنایی دانشجو با نظریه سیستمی

2.      شناخت انواع سیستمها

3.      وظایف تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها

4.      اهداف آشنایی با فنون تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها

5.      جدول تقسیم کار، نمودار جریان کار، طرح جا و مکان

6.      روشهای برنامه ریزی شبکه ای و روشهای کارسنجی

فصل اول

سیستم و نگرش سیستمی

 در این فصل ابتدا کلیاتی در باره سیستم می آید و ضمن ارائه تعریف جامعی از سیستم به بررسی عناصر متشکله آن پرداخته میشود. سپس به بعضی از انواع طبقه بندی های سیستمی اشاره میگردد و ویژگیهای سیستمهای باز مطرح می شود. در پایان فصل ضمن توضیح درباره نظریه عمومی سیستمها و نگرش سیستمی, نحوه عملکرد فردی که طرز تفکر و نحوه نگرش خود را بر سیستم نگری استوار می سازد, توضیح داده می شود.

سیستم چیست؟

سیستم مجموعه ای است از اجزای به هم وابسته که به علت وابستگی حاکم بر اجزای خود کلیت جدیدی را احراز کرده و از نظم و سازمان خاصی پیروی می نماید و در جهت تحقق هدف معینی که دلیل وجودی آن است فعالیت می کند.

نمونه هایی از سیستم

سیستمها بیشمار هستند. برخی از نمونه های سیستم عبارت است از:

مولکولها؛ سلولها؛ نباتات؛ حیوانات؛ انسانها؛ جوامع؛ ماشینها و دیگر نظامهای مکانیکی؛ منظومه های کیهانی؛ نظامهای اجتماعی, سیاسی, اقتصادی و فرهنگی؛ سیستم اطلاعات؛ کامپیوتر؛ نظامهای تولیدی, آموزشی, تامین اجتماعی, خدمات درمانی, ارتباط جمعی؛ حسابداری بایگانی؛ نظام حقوق و دستمزد, بازنشستگی, ارزشیابی, کارکنان و کنترل و ... . در این کتاب مفاهیم نظام و سیستم مترادف گرفته شده است.

ترکیب سیستم

هر سیستم از اجزایی تشکیل شده است و هر جزء نقش خاصی را در جهت تحقق هدف سیستم ایفا میکند. ترکیب سیستم را می توان در شکل زیر نشان داد:

 درونداد Input

دروندادها یا داده ها عبارتند از کلیه آنچه که به نحوی وارد سیستم می شود و تحرک و فعالیت سیستم را سبب می گردد. بدیهی است که بدون تزریق داده, ادامه حرکت و زیست سیستم ممکن نخواهد بود. در یک نظام تولیدی، داده ها عبارتند از مجموعه ای از نیروی انسانی با درجات متنوعی از مهارتها و تخصصها, مواد اولیه, سرمایه, انرژی, تکنولوژی, اطلاعات و غیره.

فرایند تبدیل (میانداد) Through put or Process

دروندادی که به سیستم وارد می شود طبق برنامه سیستم در جریان تغییر و تبدیل قرار می گیرد در واقع کار در سیستم انجام می شود و در نتیجه در داده ها تغییر به وجود می آید در نظام دانشگاهی دانشجو که یکی از داده های سیستم است در فرایند تبدیل قرار میگیرد و ذهن او با مفاهیم واژه ها و مطالب علمی آشنا میشود و در نگرش او تغییراتی پدید می آید.

برونداد (ستاده ها) Out put

داده هایی که در فرایند تبدیل قرار می گیرند, طبق نظم و سازمانی که بر سیستم حاکم است, به صورت کالا یا خدمت, از سیستم به محیط صادر می شوند. دانشجوی فارق التحصیل, تحقیق و پژوهش, برخی از ستاده های نظام دانشگاهی هستند. کالای تولید شده ستاده یک نظام تولیدی است. خدمات عمومی از ستاده های  بعضی از سازمانهای اجتماعی می باشند.

بازخور (بازداد) Feedback

بنا به نظر «لودویک فون برتا لانفی» (Ludwig Von Bertanffy)بازخور فرایندی دورانی است که در آن قسمتی از ستاده, به عنوان اطلاعات به درونداد پس خوانده میشود و به این تیب, سیستم را خود کنترل میسازد مثل ترموستات که وظیفه حفظ دمای ثابت را بر عهده دارد. به عبارتی دیگر بازخور یعنی یک مدار ارتباطی که نحوه عملکرد سیستم را مشخص می نماید و انحرافات را تعیین می کند.

محیط سیستم

هر سیستم در محیطی قرار دارد و از عوامل محیط تاثیر میپذیرد و بر آنها اثر می گذارد. به عبارت دیگر, سیستم و عوامل محیطی, مانند عوامل طبیعی, فرهنگی, ایدئولوژیکی, اجتماعی, سیاسی و اقتصادی بر هم تاثیر  و تاثر متقابل دارند. به این ترتیب, محیط هر سیستم را عواملی تشکیل می دهند که اگر چه جزء سیستم نیستند, اما تغییر در هر یک از آنها می تواند موجب تغییراتی در سیستم شود.

طبقه بندی سیستم ها

الف: سیستم های اصلی و فرعی

سیستم ها به دو دسته اصلی و فرعی تقسیم شده اند. سیستم های فرعی جزیی است که بر خود نظارت دارد و وظیفه خاصی را انجام میدهد و برای رسیدن به هدف معینی می کوشد . با دید گسترده تری این سیستم فرعی که نقش ویژه ای را ایفا میکند خود یکی از اجزای تشکیل دهنده سیستم بزرگتری است که می توان آن را سیستم اصلی نام نهاد. بنابراین سیستم اصلی از به هم پیوستن چند سیستم فرعی پدید می آید.

ب: تقسیم سیستم ها به باز و بسته

سیستم بسته سیستمی ساده است که با محیط خود ارتباطی برقرار نمیکند. سیستم باز سیستمی است که با محیط خود در ارتباط است. سیستم های بسته در برخورد با محیط سازمان خود را از دست میدهند یا جهت فعالیتشان تغییر می کند.

در هر سیستم عواملی وجود دارند که در خلاف جهت نظم سیستم عمل می کنند و مختل کننده انتظام سیستم هستند. این عوامل را «آنتروپی» (entropy)  می خوانند. آنتروپی به دو گونه تقسیم می شود:

آنتروپی مثبت که عملکردش در خلاف جهت نظم سیستم است و آنتروپی منفی که عملکردش در خلاف جهت آنتروپی مثبت است یعنی: برای ایجاد تغییرات و تعدیلاتی در جهت اصلاح انحرافات و به منظور بقای سیستم در محیط عمل میکند.

خواص سیستم های باز

1-کلیت و جامعیت وجودی

سیستم در کلیت وجودی خود خواصی را ظاهر می سازد که در اجزای تشکیل دهنده آن به تنهایی وجود ندارد این کلیت نیز نتیجه گرد آمدن اجزا مجرد نیست بلکه ارتباط اجزا با یکدیگر و نحوه ترکیب نظم و سازمان یافتن آنهاست که کلیت سیستم را به وجود می آورد و سیستم با چنین جامعیت وجودی است که خواصی را از خود نشان می دهد. سیستم سازمانی در کلیت و جامعیت وجودی خویش توان و بضاعتی را می یابد که او را به انجام وظایفی قادر می سازد.

2-سلسله مراتب :

در سیستم ها نوعی سلسله مراتبی از نظر ساختاری (یعنی نظم اجزا) عملکردی و رفتاری (یعنی فرایندها) وجود دارد. در هر سیستم عناصری وجود دارد که آن عناصر به نوبه خود سیستم های کوچکتری هستند که ساخت و عملکرد ساده تری دارند . به این ترتیب مراتب وجود یک زنجیره مرتبه ای است که هریک از مرتبه ها ساخت و خواصی علاوه بر ویژگی های مرتبه پیشین دارد .

طبقه بندی سلسله مراتبی بولدینگ به صورت زیر است

اول- سطح بافتها و چار چوبهای وجودی یا سازه های ایستایی: سطحی است که سیستم ها در آن حالت ایستا دارند مثل اتمها و مولکولها.

دوم- سطح سیستم های دینامیک ساده یا ساعت گونه ها : در این سطح حرکت و پویایی آغاز می شود و سیستم ها از خود حرکت نشان می دهند . مثل گردش منظومه های کیهانی.

سوم- سطح سیستمهای ((سایبرنتیک)) یا سیستمهایی که با مکانیسم بازخورکنترل می شوند . مثل ترموسات: از ویژگیهای این سطح انتقال و تبادل اطلاعات است (مثل الگوهای تعادل بدن).

 چهارم- سطح سیستم های باز یا سطح یاخته با خصوصیت تولید مثل: حیات از این سطح آغاز می شود مثل سلولها و ارگانیسم به طور کلی.

پنجم- سطح نباتات یا سطح ارگانیسم های پست: مشخصه اصلی این سطح تقسیم کار بین یاخته هاست. ارگانیسم ها حسی در این سطح در حدی بسیار ابتدایی شروع به فعالیت می کنند. مثلا گیاه با کمک ریشه  ساقه برگ گل و سایر اجزای خود گرما و سرما یا تاریکی و روشنایی را حس می کند و عکس العمل مناسب از خود نشانمی دهد.

ششم- سطح حیوان: سطح یادگیری هوشیاری و آگاهی نسبت به وجود خود و با تحریک و رفتار قابل پیش بینی تکامل گیرنده ها ودستگاه های عصبی .

 هفتم- سطح انسان : با خصوصیات تحریک زیاد ورفتار قابل پیش بینی با گیرنده های اطلاعاتی پیشرفته و نیز: آگاهی نه تنها نسبت به وجود خود بلکه نسبت به غیر ارتباط به وسیله زبان و غیره.

هشتم- سطح سیستم های اجتماعی : اجتماع انسانها با خصوصیات فرهنگی و نظام ارزشها و رفتارهای خاص اجتماعات بشری.

نهم- سطح سیستم های نمادین و سطح استعلایی یا سطح ناشناخته ها و مطلقها : سیستم های نمادین مثل زبان منطق ریاضیات علوم هنرها اخلاق و غیره . سطح نا شناخته ها سطحی است که ما فوق اجتماعات بشری و سطحی برتر از آن است که در حال حاضر بتوان آن را درک کرد.

3- همبستگی بین اجزا

یکی از مهمترین مشخصه های سیستم,وجود همبستگی بین اجزای تشکیل دهنده آن است . منظور از همبستگی این است که هر جز در سیستم , به نحوی با سایر اجزا مرتبط است و به علت وجود این همبستگی چنانچه در جزیی خللی وارد شود, سایر اجزای نیز از آن خلل, متاثر می گردنند اگر عضوی به درد آید, دیگر عضوها نیز بی قرار می شوند.

4- تناسب بین اجزا

بین اجزای هر سیستم تناسب سنخیت و اکمال متقابل موجود است. وجود تناسب بین اجزا سبب حفظ هویت و کلیت سیستم می شود. چنانچه اجزای سیستم با هم متناسب نباشد , در کار سیستم خلل ایجاد می شود. در یک نظام دانشگاهی, تعداد دانشجویان بایستی با تعداد استادان متناسب باشد و همچنین بایستی بین کادر علمی و کار اداری و واحدای خدماتی تناسب لازم برقرار شود .

5- گردش دایره وار

فرایند درونداد, تبدیل, و برونداد, جریانی مستمر و مداوم است. به این معنی که با صدور برونداد, سیستم بار دیگر آماده کسب نیرو و تجدید فعالیت می شود و این جریان به شکل گردش دایره وار ادامه می یابد. در یک نظام تولیدی , وقتی کالایی تولید می شود, به بازار عرضه می گردد و با فروش آن در آمدی به دست می آید که این درآمد مجداّّ برای خرید مواد اولیه مورد استفاده قرار میگیرد  و سیستم از آن تغذیه می کند و به حرکت خود ادامه می دهد .

6- خاصیت تولید مثل

از دیگر ویژگیهای سیستم های باز, میل به جاودانگی است. سیستمها گرایش به جاودانه سازی خود دارند و تا جایی که امکان داشته باشد به حیات خویش ادامهمی دهند. چنانچه در کار سیستم, نقصی پدید آید, در رفع آن می کوشد و برای ادامه حیات تلاش می کند و در غیر این صورت, از طریق تولید مثل وجود خود را در دیگری ادامه می دهد .

7- همپایانی

سیستم می تواند از راهها و مسیرهای متفاوتی به هدف واحدی برسد. به عبارت دیگر , حالات پایانی واحدی ممکن است از شرایط اولیه متفاوت و با راههای متفاوت حاصل شود .

برتالنفی اصل همپایانی را در سال 1940 مطرح کرد و مثالهایی نیز برای آن برشمرد . از جمله به خار پوست دریایی اشاره کرد که می تواند از طریق یکی از راههای زیر به وجود آید:

الف- از یک تخمک کامل

ب  -  از هر یک از دو نیمه یک تخمک تقسیم شده

ج  -  از آمیزش دو تخمک کامل

8-گرایش به فنا

در درون سیستم ها عواملی به وجود می آیند که سیستم را از جهت اصلی آن منحرف می سازند و تمایل در جهت عدم تعادل دارند . همان طور که قبلاّ گفته شد این عوامل را آنتروپی می خوانند . آنتروپی در سیستم های بسته , معیار کهولت یا از هم پاشیدگی سیستم است و باعث می شود که سیستم سرانجام به سوی بی نظمی و اغتشاش تمایل یابد .

9-گرایش به تکامل

 منظور از تکامل عبارت است از پیچیدگی ساخت و تنوع خواص. چنانچه ساختار سیستم, پیچیده تر شود و در اثر آن پیچیدگی, عملکردهای متنوع تری از سیستم به ظهور رسد و خواص بیشتری ارائه شود, سیستم متکاملتر شده است.

10- گرایش به تعادل یا خودنگهداری پویا

از دیگر ویژگیهای سیستمهای باز خصوصیت تعادل گرایی یا خودنگهداری پویا و حالت پابرجایی است. منظور از این حالت که به هوموستاسیس معروف است تلاش سیستم در حفظ متغیرهای ضروری خود درمحدوده ای معین به منظور ادامه حیات سیستم می باشد.

نظریه عمومی سیستم ها و نگرش سیستمی

نگرش سیستمی, برسی پدیده ها از طریق در نظر گرفتن کل پدیده است. در واقع می توان گفت که این نگرش, آمیزه جدیدی است از روشهای قیاسی و استقرایی که ضمن دارا بودن محاسن هر دو, فاقد عیوب آنهاست. زیرا در آن, هم کلیت پدیده مورد نظر است و هم ارتباط بین اجزای تشکیل دهنده آن مورد توجه قرار میگیرد.

 نگرش سیستمی چارچوبی منطقی و علمی ارائه می دهد که با سایر نگرشها متفاوت است و این تفاوت از چندبعدی بودن آن ناشی می شود. لذا فردی که قالب ذهنی خود را بر مبنای سیستم نگری استوار است می تواند به شناخت کامل تری از محیط خود دست بیاید.

 بنابراین می توانیم نتیجه بگیریم که فردی که جهان بینی و نحوه تفکر خود را بر نگرش سیستمی استوار می سازد نه تنها از یک بعدی بودن و قشری فکر کردن مبری است و از تعصب ناآگاهانه و یک سو نگری دوری میجوید, بلکه با بررسی کامل درباره کلیت یک موضوع و در نظر گرفتن کلیه ارتباطات ممکن (در حد امکان) میکوشد تا به شناخت کاملتری از موضوعات و سیستمهای محیطی خویش دست یابد و در موقعیت شناخته شده ای وظایف خویش را انجام دهد.


فصل دوم

تجزیه و تحلیل سیستم چیست و تحلیل کننده سیستم کیست ؟

هدف های کلی :

·        تعریق تجزیه و تحلیل سیستم

·        ارتباط مدیریت با تجزیه و تحلیل سیستم

·        وظایف واحد تجزیه و تحلیل سیستم ها

·        فواید تجزیه و تحلیل سیستم ها

·        تحلیل کننده سیستم کیست ؟

·        سیکل تجزیه و تحلیل

تعریف تجزیه و تحلیل سیستم

تجزیه و تحلیل سیستم عبارت است از شناخت جنبه های مختلف سیستم و آگاهی از چگونگی عملکرد اجزای تشکیل دهنده آن و بررسی نحوه و میزان ارتباط بین اجزای آن به منظور دستیابی به مبنای جهت طرح و اجرای یک سیستم مناسبتر است.

تجزیه و تحلیل سیستم به ما کمک می کند تا موقیعت فعلی سازمان را به خوبی درک کنیم, از جریان کار مطلق شویم و آن را مورد ارزیابی قرار دهیم و برای رفع نارسائیها و مشکلات, بهترین راه حل را انتخاب و توصیه کنیم.

روشprocedure

روشprocedure عبارت است از یک رشته عملیات و مراحلی که برای اجرای کل یا قسمتی از یک سیستم انجام میشود.

شیوهMetod

شیوهMetod  عبارت است از تشریح جزئیات و نحوه انجام دادن کار مثل استفاده از کارت جهت حضور و غیاب کارکنان و یا استفاده از کامپیوتر برای تنظیم لیست حقوق کارکنان .

ارتباط مدیریت با تجزیه و تحلیل سیستم

یکی از مهمترین وظایفی که برای مدیران برشمرده اند وظیفه ایجاد تغییر است . مدیران موظفند در عین حال که تعادل سازمان خود را حفظ می کنند , همگام با آخرین تغییرات و تحولاتی که در جهان رخ می دهد , تغییرات لازم را در سازمان خود بهره گیرند .

 مدیران باید خود از عوامل ایجاد تغییر باشند و این اصل را باور داشته باشند که سرعت در پذیرفتن افکار و روشهای نو به موفقیت سازمان متبوعشان کمک میکند.

 با کمک تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها شیوه های انجام کار, می توان اولا: بررسی دوباره ای از هدفهای سازمانی به عمل آورد, ثانیا: با نحوه انجام کارها در وضع موجود آشنا شد ثالثا: به کمبودها, نقایص و مشکلات پی برد, رابعا: با استفاده از روشهای علمی, راهها و شیوه های بهتری را انتخاب کرد و به مرحله اجرا گذارد .

 نیاز به تجزیه و تحلیل شدیداً احساس می شود و مدیریت بایستی با توجه به اوضاع و احوال سازمانی و امکانات در دسترس از خدمات متخصصین تجزیه و تحلیل (داخلی یا خارجی) استفاده مناسب را به عمل بیاورد.

وظایف واحد تجزیه و تحلیل سیستمها

چنانچه واحد تجزیه و تحلیل سیستم ها در داخل سازمان به وجود آید, به عنوان واحد ستادی عمل میکند و مدیران را در اجرای وظیفه ایجاد تغییر مدد میرساند.

اهم وظایف واحد تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها

بررسی تجزیه و تحلیل ترکیب و سازمان به منظور ایجاد تشکیلات مناسب با احتیاجات سازمان .

استقرار مناسبترین سیستم ها روشها و شیوه های انجام کار در سازمان .

تهیه اطلاعات دقیق و به هنگام برای مدیران و مقامات مسوول.

تدوین دستورالعملهای کتبی و مدون به توصیه مقامات مسوول سازمان .

بررسی و تجریه و تحلیل نمودار جریان کار , به منظور جلوگیری از تداخل و تکرار و حذف مراحل زائد کار.

اندازه گیری کار به منظور کوتاه کردن زمان انجام کار و ایجاد سرعت در ارائه کالاها و خدمات به مشتریان و ارباب رجوع .

بررسی  و تجزیه و تحلیل سیستم بایگانی و مدیریت امور اسناد.

فواید تجزیه و تحلیل سیستم ها

تجزیه و تحلیل سیستمها اقدامی مناسب جهت بررسی مسائل  و مشکلات سازمانی.

 بهره وری یک سازمان را معمولا از دو طریق می توان افزایش داد: اول با تشویق افراد به کار کردن با سرعت بیشتر, دوم با ساده کردن و بهبود بخشیدن به روشهای کار .

 تجزیه و تحلیل سیستمها را می توان اقدامی در جهت مددرسانی به مدیران و مقامات مسئول در امر سیاست گذاری و تصمیم گیری دانست .

 طراحی ساختار مناسب سازمانی .

 جلوگیری از دوباره کاری .

 کاهش ضایعات .

 به دست آوردن اطلاعات دقیق و به موقع .

تحلیل کننده سیستم کیست ؟

تحلیل کننده یا آنالیست , فردی است علاقه مند به کار تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشها و متخصص در این زمینه که با استفاده از آموخته های علمی و تجارب علمیش , صلاحیت لازم جهت انجام دادن بررسیهای جامع و همه جانبه در امر تجزیه و تحلیل را واجد است .

از آنالیست انتظار می رود:

اولا: نحوه کار سیستم را بررسی می کند.

ثانیا: نتایج بررسیهایش را مورد تجزیه و تحلیل دقیق قرار میدهد.

ثالثا: سیستمی را طرح ریزی میکند که دارای کارآیی بیشتری باشد.

رابعا: برای اجرا و استقرار سیستم جدید؛ همکاری می کند و توصیه های لازم را ارائه می دهد.

برخی از ویژگیهای آنالیست از این قرار است :

1-آنالیست باید به کار تجزیه و تحلیل معتقد و علاقه مند باشد .

2-آنالیست باید دارای ذهنی پرسشگر باشد .

3- آنالیست موظف است اجزای سیستم را در ارتباط با یکدیگر ببیند و آنها را به صورت هماهنگ و متحد در آورد ( یعنی به صورت یک کل متشکل و هماهنگ)

4-آنالیست باید متوجه نقش مهم کارکنان سازمان باشد و با مسائل انسانی و ریزه کاریهای رفتار کارکنان در سازمان آشنا باشد .

5- آنالیست بایستی با بررسی کافی و برخورد سیستمی , علتها را از معلولها تشخیص دهد و برای رفع مشکل , نسبت به شناخت علل اصلی به وجود آورنده مشکل , اقدام کند و راه حلهای منطقی و عقلایی , جهت بر طرف کردن علل واقعی ارائه دهد .

6- آنالیست بایستی واقعیات را همان گونه که هستند, بییند و بکوشد حالت بی طرفی خود را حفظ کند و از دخالت دادن اغراض و نظرات شخصی خویش در کار تجزیه و تحلیل اجتناب کند .

7- آنالیست باید به ابعاد اخلاقی و جنبه های ارزشی نیز توجه داشته باشد .

8- آنالیست باید صبور باشد .


برچسب ها : تجزیه و تحلیل سیستمها و روشها ,

نویسنده: مهران نعمتی

.:: آخرین مطالب ::.

» حسابرسی داخلی ( سه شنبه 28 مرداد 1393 )
» حسابرسی سیستمهای کامپیوتری ( دوشنبه 20 مرداد 1393 )
» استانداردهای حسابرسی ( دوشنبه 20 مرداد 1393 )
» برنامه حسابرسی اقلام ترازنامه- سرمایه ( چهارشنبه 13 فروردین 1393 )
» برنامه حسابرسی اقلام ترازنامه- تسهیلات مالی (وامها) دریافتی ( چهارشنبه 13 فروردین 1393 )
» برنامه حسابرسی اقلام ترازنامه-حسابها و اسناد پرداختنی ( چهارشنبه 13 فروردین 1393 )
» برنامه حسابرسی اقلام ترازنامه-دارایی ثابت مشهود ( چهارشنبه 13 فروردین 1393 )
» برنامه حسابرسی اقلام ترازنامه- موجودی کالا ( چهارشنبه 13 فروردین 1393 )
» برنامه حسابرسی اقلام ترازنامه-حسابهای و اسناد دریافتنی ( چهارشنبه 13 فروردین 1393 )
» برنامه حسابرسی اقلام ترازنامه- سرمایه گذاریها ( چهارشنبه 13 فروردین 1393 )
» برنامه حسابرسی اقلام ترازنامه-وجوه نقد و بانک ( چهارشنبه 13 فروردین 1393 )
» تبریک سال نو ( یکشنبه 10 فروردین 1393 )
» حسابداری( فارسی-انگلیسی) ( جمعه 2 اسفند 1392 )
» حسابرسی دولتی ( جمعه 2 اسفند 1392 )
» قراردادهای مشمول ماده 38 قانون تامین اجتماعی از نظر نحوه احتساب حق بیمه ( شنبه 5 بهمن 1392 )